Arsip Memegang Peranan Penting Dalam Reformasi Birokrasi

INDIKATOR KEBERHASILAN: Sosialisasi Kearsipan di Lingkungan  Pemerintah Kota Singkawang yang diselenggarakan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Singkawang, Selasa (10/9).Har/Pontianak Post

SINGKAWANG–Kepala Kepala Bidang Pembinaan, Pengawasan Kearsipan dan Sistim Informasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Barat menuturkan, fungsi arsip sangat penting bagi organisasi karena arsip bukan hanya sebagai catatan historis, bukan pula hanya menjalankan fungsi dukungan kesekretariatan suatu organisasi pemerintahan saja. Namun merupakan unsur utama dalam upaya membangun pemerintahan modern.

Pernyataan tersebut diungkapkan dalam penyampaiaan materinya di depan peserta Sosialisasi Kearsipan di Lingkungan  Pemerintah Kota Singkawang yang diselenggarakan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Singkawang, Selasa (10/9).  Ruth menegaskan bahwa pengelolaan arsip secara tertib dan terpadu merupakan salah satu indikator keberhasilan reformasi birokrasi untuk membangun pemerintahan modern. “Tata kelola kearsipan berbasis elektronik menjadi salah satu indikator penilaian keberhasilan pelaksanaan program SAKIP (Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintahan) dan reformasi birokrasi,” ujar Ruth.

Sementara itu Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Singkawang Darnila, menyampaikan pihaknya menyelenggarakan kegiatan Sosialisasi Kearsipan dengan harapan peserta yang terdiri dari para Pengolah Arsip yaitu sekretaris dan kasubbag Umum dan kepegawaian Organisasi Perangkat daerah (OPD) di Lingkungan Pemerintah Kota Singkawang dapat lebih memahami arti pentingnya aarsip dengan lebih baik, dapaat mengidentifikasi dan menyelematkan arsip-arsip yang memiliki nilai strategis yang bersifat permanen.

“Arsip merupakan bukti otenstik yang sangat penting, keberadaannya sangat diperlukan pimpinan dalam mengambil keputusan. Oleh karena itu melalui sosialisasi ini diharapkan agar para pengelola arsip yang terdiri dari para eselon 3 dan 4 di seluruh OPD diharapkan dapat memahami dan mengelola arsip dengan benar” harap Darnila.

Lebih lanjut Darnila menyampaikan selain sosialisasi kearsipan juga akan dilaksanakan pembinaan tehnis pada para eselon IV  yang membidangi kearsipan yang ada di seluruh OPD terkait dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Menurut Darnila pertambahan jumlah arsip/rekod/dokumen dari sebuah organisasi sejalan dengan keaktifan sebuah organisasi. Organisasi yang aktif pasti akan menghasilkan dokumen/rekod/dokumen. Pertambahan arsip akan menjadi masalah bila tidak dikelola dengan baik. Oleh karena itu perlu adanya manajemen kearsipan yang benar-benar dilaksanakan dengan baik dan disiplin.

“Untuk mengatasi permasalahn yang timbul karena penambahan arsip dan dalam rangka mewujudkan efisiensi dan efektifitas dalam manajemen kearsipan maka perlu dan wajib ada program penyusutan arsip. Penyusutan arsip ini merupakan tahap akhir dalam daur hidup kearsipan setelah penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan” ungkap Darnila.

Dalam rangka melaksanakan program tersebut maka perlu ada pedoman penyusutan atau Jadwal Retensi Arsip (JRA).   Dengan JRA ini diharapkan sebuah organisasi/instansi/lembaga pemerintah maupun swasta dapat melaksanakan program penyusutan secara sistematis, rutin, mudah, dan lancar. “Sehubungan dengan hal tersebut selain sosialisasi kearsipan kami juga akan mengadakan bimbingan tehnis terkait JRA tersebut,” pungkas Darnila. (har)

Read Previous

Tahun Depan Masuk ke 60 Desa dan 7 Kelurahan

Read Next

Hasil Pantauan, Kondisi Udara di Sambas Tidak Sehat

Tinggalkan Balasan

Most Popular